「アルプスあづみのセンチュリーライド2022　桜のAACR」でRIDEFiELDのトライアル利用をして頂きました。

長野県松本市をスタート・ゴールとしたサイクリングイベント「アルプスあづみのセンチュリーライド」にてRIDEFiELDのトライアル利用をして頂きました。
多い時では2000人近い参加者が出走するイベントなので、まずはスタッフのみで運用しイベントへのフィット感を確認することが今回の目的です。
アルプスあづみのセンチュリーライドは「100％の安全」を標榜し、イベントの安全運営に真摯に取り組むイベントです。

背景

今まではスタッフ（セイフティサポートライダー、AEDライダー、車両）がGPSタグを持ち、
本部で位置情報を把握しながらイベントの進行を管理していました。

スタッフ管理としては問題なく運用可能ですが、
ルートを外れる参加者や先頭・最後尾の確認など、1000人を超す参加者の動態を現場スタッフの目視だけではカバーしきれません。
また、GPSタグを参加者全員に持ってもらうこともコスト面で現実的ではありません。

そこでスマホのGPS機能とアプリで参加者の位置情報を確認でき、
コスト面でも負担になり難いRIDEFiELDをトライアルして頂くことになりました。
今回はスタッフを参加者としてシステム登録し、仮想参加者のイメージで動作の確認を行います。

アプリについて

3/27に開催された「プリマベーラ伊豆2022」に運営委員の方にご参加頂き、
参加者目線の使い勝手をご確認頂きました。

事前準備

開催の1週間前から数回にわたりスタッフ向けの運営ミーティング（Web）が開催され、
その中でお時間を頂きアプリの説明を行いました。

説明といってもイベント中にアプリを操作して頂くことはないので、
アプリのユーザー登録をしてイベントにログイン（参加証の表示*）出来るところまでを確認しました。（*今回はスタッフを参加者として登録して運用しました。）

システム運用におけるトラブルの殆どはこのユーザー登録とイベントへのログインです。
キャリアの迷惑メール設定で確認メールが届かない、エントリーしているはずのイベントなのに参加証が表示されない、など。
これらを開催当日の朝までにどれだけ潰せるかがシステム運用をスムーズに行うためのポイントになりますが、いづれも弊社がサポートしながら進めれば問題なく解決できます。

今回はこれを運営ミーティングと、ミーティングに参加できなかった方のために前日のスタッフ受付で対応しました。

当日

今回はスタッフを参加者としてシステム登録しているので、
イベントをスタートしたらPCの管理画面からアプリの起動確認を行い、未起動のスタッフには連絡してアプリの起動をお願いしました。

AACRのコースは南北に長いレイアウトのため、拡張ディスプレイを縦使いして全コースを見易い大きさで表示しました。
このディスプレイは運営スタッフさんの私物で、こうしたら見やすいだろうなと気を遣い持参して頂けました。

イベントの進行中は参加者を表示するピンマーカーの色やアラートメッセージの処理の仕方、
参加者の移動ログの見かたなどシステムが動いている状態で説明しつつ、
実際の運用で先頭や最後尾の確認、パンク時のサポートカー手配、エイドの撤収など様々なオペレーションに利用していただき、「これを参加者全員が持ったらかなり使い易そう」とのご感想を頂戴しました。